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SA8000社會(huì )責任管理體系文件編寫(xiě)

[日期:2012-07-22] [閱讀:8239] [關(guān)閉] [返回]

SA8000社會(huì )責任管理體系文件編寫(xiě)

體系文件編寫(xiě)的基本要求

社會(huì )責任管理體系應該是一個(gè)文件化的體系。社會(huì )責任管理體系文件是公司為了實(shí)施社會(huì )責任管理而編寫(xiě)的,系統化的和規范化的所有文件的總稱(chēng)。建立管理體系的過(guò)程就是公司結合自身性質(zhì)和特點(diǎn),將標準要求轉化為具體的社會(huì )責任管理體系文件的過(guò)程。按照標準建立的體系文件是公司實(shí)施社會(huì )責任管理的規范。
參照ISO10013《質(zhì)量手冊編寫(xiě)指南》附錄A的描述,社會(huì )責任管理體系的文件結構也可分為三個(gè)層次,即:
(1) 管理手冊(A層次)
(2) 程序文件(B層次)
(3) 作業(yè)指導書(shū)和記錄(C層次)

它們的關(guān)系如下所示。各層次的社會(huì )責任體系文件應與第一層次的社會(huì )責任手冊?xún)热輰恢?。各公司可以根據自身的規模大小和?shí)際情況劃分體系文件的層次,不一定都需要三個(gè)層次。

管理手冊(A層次):根據SA8000標準和規定的SA8000管理方針、目標來(lái)描述SA8000體系;
程序文件(B層次):描述實(shí)施體系要素所涉及的各個(gè)職能部門(mén)的活動(dòng);
作業(yè)文件(C層次):詳細的工作文件(表格、報告、作業(yè)文件,作業(yè)指導書(shū)、記錄等)。

SA8000標準并沒(méi)有明確要求公司編寫(xiě)社會(huì )責任管理手冊,公司可以根據自身特點(diǎn)和需要編寫(xiě)管理手冊。對于社會(huì )責任管理基礎比較薄弱的公司,單獨編寫(xiě)社會(huì )責任管理手冊有利于突出重點(diǎn),強化社會(huì )責任管理,等到公司社會(huì )責任管理走上正軌后,逐步同其它管理體系整合在一起,實(shí)現多種管理體系的一體化。


由于社會(huì )責任管理體系文件的多層次性,在編寫(xiě)體系文件時(shí)應注意以下幾個(gè)問(wèn)題:

1.1 系統性
體系文件反映了公司社會(huì )責任管理的特征,對與社會(huì )責任相關(guān)活動(dòng)的技術(shù)、管理和人員等因素的控制作出了規定。體系文件的各層次間,文件與文件之間應做到層次清楚、接口明確、結構合理、協(xié)調有序。在編寫(xiě)社會(huì )責任管理體系文件時(shí),各層次文件應涉及社會(huì )責任管理體系一個(gè)邏輯上獨立的部分,應從公司社會(huì )責任管理體系的整體出發(fā),統一規劃、協(xié)調進(jìn)行。

1.2 權威性
體系文件是公司實(shí)施社會(huì )責任管理和保證社會(huì )責任因素得到控制的行為準則,體系文件應遵循SA8000標準要求、國家有關(guān)法律法規及其他的要求。社會(huì )責任管理體系文件經(jīng)公司最高管理者批準發(fā)布后,就成為公司必須執行的內部法規性文件,是指導公司一切活動(dòng)的行為規范和實(shí)施審核的依據之一。

1.3 見(jiàn)證性
社會(huì )責任管理體系文件可以作為客觀(guān)證據以向公司管理者、向利益相關(guān)者、向第三方認證機構證實(shí)公司社會(huì )責任管理體系的運行情況。例如,對內部審核或外部審核來(lái)說(shuō),社會(huì )責任管理體系程序文件可作為下列方面的客觀(guān)證據:
(1) 社會(huì )責任因素已被識別、重要性已經(jīng)評價(jià);
(2) 有關(guān)活動(dòng)的程序已被確定并得到批準;
(3) 有關(guān)活動(dòng)處于全面監督之下;
(4) 程序文件更改處于受控狀態(tài)。

1.4 適用性
社會(huì )責任管理體系文件應充分反映出公司活動(dòng)的特點(diǎn)、公司規模、社會(huì )責任因素的類(lèi)別、技術(shù)水平以及人員素質(zhì)等因素。社會(huì )責任問(wèn)題同時(shí)也是一個(gè)發(fā)展的問(wèn)題,隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、法律法規要求的強化,社會(huì )責任管理體系也反映出動(dòng)態(tài)特性。為了達到持續改進(jìn)的目的,確保體系的持續適宜性、充分性和有效性,必須充分考慮到社會(huì )責任管理體系需要不斷跟蹤法律法規要求及企業(yè)發(fā)展帶來(lái)的新變化。

5符合性
社會(huì )責任管理體系文件內容應符合標準的要求,充分體現出"標準要求的要寫(xiě)到、寫(xiě)到的要做到、做到的要有效"。草擬的文件應經(jīng)過(guò)充分的討論和評審,以具備可操作性,并反映公司社會(huì )責任管理活動(dòng)的客觀(guān)需求。

體系文件編寫(xiě)的步驟與技巧

2.1 體系文件編寫(xiě)的步驟

每個(gè)公司由于管理水平和人員素質(zhì)各不相同,編寫(xiě)體系文件的步驟可能各不相同,一般可以按以下步驟進(jìn)行。
(1) 根據公司需要,開(kāi)展初始評審,識別社會(huì )責任因素及重大社會(huì )責任因素,制訂重大社會(huì )責任因素清單,編寫(xiě)社會(huì )責任初始評審報告。
(2) 根據社會(huì )責任政策、重大社會(huì )責任因素及技術(shù)經(jīng)濟可行性,確定目標、指標和管理方案。
(3) 根據SA8000標準要求編寫(xiě)程序,其中標有*的為標準要求的程序。
a) 法律法規及其他要求獲取和更新程序;
b) 管理評審程序;
c) 員工培訓程序;
d) *對內對外溝通程序;
e) 文件記錄管理程序;
f) 應急反應與準備程序;
g) 運行監督程序;
h) 不符合項、補救及糾正行動(dòng)管理程序;
i) 內部審核程序;
j) *童工救濟行動(dòng)程序;
k) *童工和未成年工教育程序;
l) *安全衛生管理體系;
m) 危害識別、風(fēng)險評價(jià)與風(fēng)險控制程序;
n) *供應商控制程序。

(4) 策劃運行控制程序和作業(yè)指導書(shū)。應注意,為了確保重大社會(huì )責任因素,特別是重大安全衛生因素受到控制,避免發(fā)生重大勞動(dòng)糾紛,減少工傷事故和職業(yè)病,應對每一個(gè)重大社會(huì )責任因素建立適當的管理方案和運行控制程序。
(5) 將上述各程序規定的部門(mén)職責,經(jīng)補充完善后,提煉到管理手冊相應的條款中。
(6) 將上述各程序規定的主要內容,提綱摯領(lǐng)地提煉到管理手冊對應的要素中。
(7) 最后編寫(xiě)沒(méi)有程序支持的管理手冊中的要素,此部分應寫(xiě)得詳細一些。

2.2 體系文件編寫(xiě)的技巧

編寫(xiě)社會(huì )責任管理體系文件可以按以下六條主線(xiàn)分頭編寫(xiě),一條線(xiàn)一個(gè)小組,每一條線(xiàn)中的手冊、程序和作業(yè)指導書(shū)乃至記錄格式都包含在內,這樣可以避免前后重復和矛盾。
(1) 第一條線(xiàn):童工和未成年工
(2) 第二條線(xiàn):強迫勞動(dòng)、歧視和懲罰性措施
(3) 第三條線(xiàn):工作時(shí)間和工資報酬
(4) 第四條線(xiàn):安全衛生
(5) 第五條線(xiàn):結社自由和集體談判權
(6) 第六條線(xiàn):管理體系及供應商控制

編寫(xiě)社會(huì )責任管理體系文件也可采取如下的編寫(xiě)方式:
(1) 自上而下依序展開(kāi)方式。即按政策、管理手冊、程序文件、作業(yè)文件和記錄的順序編寫(xiě),這樣有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接,但對文件編寫(xiě)人員的素質(zhì)要求較高,文件編寫(xiě)所需時(shí)間較長(cháng),且可能需要反復修改。
(2) 自下而上的編寫(xiě)方式。即按基礎性作業(yè)文件、程序文件、管理手冊的順序編寫(xiě),這種方法適用于管理基礎較好的公司,若如無(wú)總體規劃容易出現混亂。
(3) 從程序文件開(kāi)始,向兩邊擴展的編寫(xiě)方式。即先編寫(xiě)程序文件,再編寫(xiě)管理手冊和基礎性作業(yè)文件。從分析活動(dòng)、確定活動(dòng)程序開(kāi)始,將SA8000標準要求與公司實(shí)際緊密結合,可縮短文件編寫(xiě)時(shí)間。